Er komt veel kijken bij het goed besturen van een vereniging

Elke vereniging heeft een bestuur en leden. De leden betalen contributie en in ruil daarvoor zijn ze lid. Ze kunnen dan zingen op de zangvereniging of voetballen bij de club. Een vereniging lijkt op een normaal bedrijf, want er zijn vergelijkbare afdelingen. Alleen heten ze meestal werkgroep, team of commissie. De penningmeester is de afdeling boekhouding. En het verenigingsbestuur voert meestal de directie. Er is wel één heel groot verschil met een normaal bedrijf, waar betaalde werknemers moeten doen wat ze opgedragen wordt. Dat ligt bij contributie betalende leden, die vrijwillig de kar trekken, wel eventjes anders. Er staan in Nederland zo'n 140.000 verenigingen ingeschreven bij de KvK, waarvan 40.000 op gebied van sport, zang, toneel en andere vormen van vrije tijdsbesteding. De club of vereniging is er dus meestal voor het plezier van de leden. Maar er zijn ook altijd kwesties op gebied van geld, personeel, vrijwilligers en organisatie. Naast de lusten dus ook veel lasten, vaak vooral voor het bestuur. Bij geldgebrek kun je een loterij organiseren en om het innen van de contributie te versimpelen kun je met automatische incasso werken.

Financiële kwesties

Niet alleen natuurlijke personen hebben vaak geldproblemen, maar ook rechtspersonen zoals een vereniging kennen budgetproblemen. Vaak is het verstandig jaarlijks de contributie te verhogen op basis van het gestegen prijspeil, zodat er een geleidelijke aanpassing plaats vindt die de leden kunnen begrijpen. Een schoksgewijze verhoging eens in de zoveel jaren geeft vaak meer onrust. Om extra inkomsten te genereren kan behalve de Rabofietsdag ook gedacht worden aan:

1. Op een rommelmarkt gaan staan.
2. Dienstverlening tegen betaling (heitje voor een karweitje).
3. Of een bingo, loterij enz. maar raadpleeg daarbij wel de wet, want zomaar een loterij organiseren is dikwijls niet toegestaan.

Conflictbeheersing

Waar mensen samenwerken loert altijd het gevaar van een conflict, omdat er altijd wel misverstanden en wrijvingen optreden. Bij een bedrijf met betaalde krachten, moet de werknemer bij eventuele irritaties desondanks zonder mopperen de taken uitvoeren waarvoor hij/zij door de werkgever betaald krijgt.

Bij een vereniging waar vrijwilligers taken uitvoeren ligt dat gevoeliger. De kunst voor een bestuur is om opkomende conflicten en ongenoegen in de kiem te smoren, opdat de vrijwilliger de taken blijft doen die nodig zijn. Dat lukt meestal indien bijtijds de meningen worden geïnventariseerd, waarbij een vergadering soms een effectief middel is omdat dan een ieder de kans heeft zijn mening te geven. Ook de mail kan verhelderend werken mits het gaat om het geven van informatie, want discussiëren per mail vergroot juist het probleem.

Contributie-achterstand

Je hebt leden die laks zijn en je hebt leden die buiten hun schuld in geldproblemen verkeren omdat ze hun baan kwijt zijn. In hoeverre moet je daarbij met twee maten meten. Stel in ieder geval duidelijke regels op gebied van contributiebetaling. Incidenteel afwijken bij een trouw lid, die zich altijd kapot werkt voor de club, kan altijd nog.

Bestuur moet delegeren

Een bestuur moet besturen en zo weinig mogelijk zelf doen. Bij een toneelvereniging of musicalgroep kan het bestuur een artistieke commissie benoemen die de creatieve zaken bedenkt, en een productieteam, dat verantwoordelijk is dat de ideeën worden omgezet in resultaten. Een goed bestuur houdt de vingers aan de pols door periodieke voortgangsvergaderingen te houden met alle teams en werkgroepen.

Bij een sportvereniging speelt hetzelfde: een atletiekvereniging zal misschien een baan- en een wegcommissie aanstellen, voor het organiseren van wedstrijden en het publiceren van de uitslagen. En er is bij de voetbalclub wellicht een technische commissie die zorgt dat het elftal plus begeleiders en trainers, voldoende hun sport beheerst om de concurrenten te verslaan. En dus genoeg punten te behalen in de competitie omdat degraderen immers geen optie is voor het bestuur.

Spreken in het openbaar

Als voorzitter of vice-voorzitter zul je nog wel eens een woordje voor de groep of voor publiek moeten doen. Een veelgemaakte fout is dat men tijdens de speech te snel praat. Praat rustig en bouw rustpauzes in tussen de zinnen. Blijf altijd u zelf, gebruik alleen woorden die bij u passen.