E-mail en WhatsApp maakt meer kapot dan je lief is

Er zijn veel duidelijke zaken waarvoor elektronische berichtgeving als e-mail, WhatsApp of SMS zich uitstekend leent. Andere meer genuanceerde of tot vragen leidende onderwerpen kunnen we beter mondeling bespreken. Discussies per e-mail of via chatten uitvechten bijvoorbeeld, is helemaal uit den boze, want dat veroorzaakt snel onbegrip en irritaties. En schrijf in principe nooit iets in een mail of WhatsApp dat je een ander niet persoonlijk onder vier ogen, of via de telefoon durft te vertellen.

Email

Ideaal die e-mail, WhatsApp, Facebookbericht of SMS. We hebben dankzij het fenomeen elektronische post steeds vaker contact met elkaar. Er is niets zo eenvoudig en laagdrempelig als iemand even per e-mail, WhatsApp, Facebook of SMS iets aan te kondigen of een simpele vraag te stellen. De telefoon vormt vaak een hogere drempel, omdat we niet altijd behoefte aan een gesprek hebben. Terwijl een brief of kaartje sturen eigenlijk overbodig is geworden, afgezien misschien bij een felicitatie, uitnodiging, officiële mededeling, vakantiegroet, overlijdensbericht e.d.

Non-verbale communicatie

Communicatie bestaat niet alleen uit woorden maar vooral uit gelaatsuitdrukkingen, armgebaren enz., kortom lichaamstaal. Helaas valt lichaamstaal bij e-mail en andere geschreven informatie weg, zodat we nog zorgvuldiger met onze woorden moeten zijn om geen misverstanden te krijgen. Dus extra beleefd en vriendelijk in ons taalgebruik omdat niemand onze glimlach of knipoog kan waarnemen.

Geen discussies

Met elkaar in debat gaan kun je echter beter gewoon mondeling of per telefoon doen, want dan ben je met een half uurtje klaar in plaats van dagen lang met elkaar heen-en-weer te mailen over standpunten die steeds verder uit elkaar gaan liggen. Niet zelden leiden maildiscussies tot irritaties en onenigheid, terwijl je ook nog het risico loopt dat het hele verhaal (per vergissing) naar een ander wordt gezonden. De kans dat in zo'n verhit gesprek passages staan waarop je trots kunt wezen is erg klein.

De email is wel een goed medium om de discussie te openen, opdat de ander alvast kan nadenken en er geen misverstanden over de strekking kunnen ontstaan. Je kunt zo'n mail bijvoorbeeld eindigen met een opmerking dat je binnenkort telefonisch contact zult opnemen, om het standpunt van de ander te vernemen.

Bescherm e-mailadressen van bekenden

Als je lid bent van een zangkoor, loopgroep of een ander beperkt vriendengezelschap waar ieder elkaar kent, is het prima dat je elkaars mailadressen voluit en openlijk in het bericht vermeldt. Dat is weer anders als je een groep mensen wilt mailen die elkaar niet of oppervlakkig kennen. In dat geval gebruik je de functie BCC (Blind Copy Conform).